Sở dĩ nhiều người luôn tất bật với công việc và thường xuyên mệt mỏi, căng thẳng tinh thần là do họ chưa biết cách sắp xếp công việc hợp lý. Vậy nên, để mọi việc đi vào quỹ đạo mà không làm bạn quá sức thì chúng ta phải có cách quản lý công việc hiệu quả. Vậy cách thực hiện đó là gì?
Lập ra danh sách công việc cần thực hiện
Mỗi ngày chúng ta đều có việc để thực hiện, vậy nên cần phải lập ra danh sách các việc cần làm theo thứ tự ưu tiên những việc quan trọng nhất. Thông thường buổi sáng là thời điểm thích hợp để làm những việc quan trọng bởi lúc này đầu óc của chúng ta thường rất tỉnh táo. Sau đó, ghi chú vào sổ tay hoặc note lại trên phần mềm quản lý. Và đặt lịch làm việc ở nơi dễ nhìn thấy nhất để nhắc nhở bạn.
Tương tự như thế, các bạn cũng có thể lập ra danh sách các việc sẽ làm vào tuần sau, tháng sau. Việc sắp xếp như thế để mọi người phân chia công việc cụ thể mà không bị tồn đọng quá nhiều. Đồng thời việc phân chia càng rõ ràng thì chúng ta càng dễ thực hiện.
Đặt thời gian hoàn thành công việc
Cần đặt ra kỳ hạn cuối cùng cho mọi việc thực hiện thì chúng ta mới có thể đôn đốc bản thân làm việc chăm chỉ để hoàn thành. Nếu không đề ra nhiệm vụ cụ thể thì đa phần các bạn rất dễ rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Hoặc giải quyết công việc trong thời gian gấp rút mà như thế thì rất dễ gây nên những sai sót.
Bên cạnh đó, nên có thời gian dự phòng bởi đôi khi sẽ có những vấn đề bất ngờ xảy ra mà mình không biết trước. Để dư một khoảng thời gian này sẽ giúp chúng ta kiểm soát được các việc tốt nhất và chuẩn bị tinh thần cho việc thực hiện kế tiếp.
Đừng ôm đồm công việc quá nhiều
Trong công việc, một người có thể sẽ ôm đồm rất nhiều việc để làm nhưng điều này không nghĩa là các bạn giỏi giang và siêng năng mới nhận việc về mình. Và sự “chiếm sóng” đôi khi rất dễ khiến chúng ta mệt mỏi, căng thẳng. Do vậy, đừng ngại bày tỏ với sếp hoặc san sẻ với đồng nghiệp của mình.
Ôm đồm quá nhiều việc cũng đồng nghĩa với việc phải làm quá sức. Điều này không khiến bạn trở nên tốt hơn mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe. Do vậy, đừng để cả “núi” việc khiến bạn phải ngộp thở mà hãy nỗ lực và hết mình ở sự chịu đựng vừa mức.
Làm việc nghiêm túc và nghỉ ngơi hợp lý
Đa phần chúng ta hay sao nhãng trong lúc làm việc và đây cũng là nguyên nhân khiến công việc bị kéo dài dẫn đến chậm tiến độ hoàn thành. Do vậy, làm việc tập trung là yếu tố thúc đẩy khả năng tư duy hoạt động để công việc hoàn thành sớm nhất.
Tuy nhiên, các bạn không nên tập trung quá mức mà làm việc luôn cả những giờ nghỉ ngơi. Vì thời gian này là để đầu óc được thư giãn và cơ thể được vận động để tái tạo năng lượng cho công việc được tiếp tục. Và cách quản lý công việc hiệu quả chỉ khi chúng ta có đầy đủ tinh thần và sức khỏe để thực hiện. Do vậy, hãy ăn uống đầy đủ sau những giờ nghỉ trưa.
Chăm sóc bản thân và nơi làm việc
Hãy dành 15 phút để thực hiện các bài tập tại chỗ để thư giãn cơ thể và đồng thời còn tránh bị mỡ bụng. Bí quyết này còn giúp cải thiện sức khỏe và giữ vóc dáng cho mọi người. Hoặc có thể dành 30-60 phút tập thể dục mỗi buổi sáng với các bài tập nhịp điệu, các động tác yoga, thiền sẽ làm giảm những căng thẳng và cải thiện tâm trạng tốt hơn.
Ngoài ra, chúng ta cũng đừng quên dọn dẹp nơi làm việc của mình như cách mà chúng ta đã chăm chút bản thân. Bởi một không gian làm việc ngăn nắp, sạch sẽ giúp mọi người có tâm trạng làm việc tốt hơn thay vì phải lật tung mà kiếm đồ dùng hay tài liệu khi cần đến.
Hãy dành 30 phút trong quỹ thời gian trong ngày để dọn dẹp và sắp xếp bàn làm việc và bỏ đi những vật dụng không cần thiết. Bạn cũng có thể trang trí bàn làm việc thêm màu sắc tươi tắn bằng những decal, hoặc đặt những chậu hoa nhỏ tạo cho không gian làm việc thêm sinh động.
Trên đây là những bí quyết hướng dẫn cách quản lý công việc hiệu quả mà các bạn có thể áp dụng cho mình. Đồng thời hãy linh động tạo ra những cách làm việc riêng để giúp chúng ta có thể chú tâm hơn. Miễn sao điều này mang đến hiệu quả làm việc mỹ mãn.