Để công việc vận hành trơn tru thì phải có người đứng đầu điều phối, đóng vai trò lên kế hoạch, phân chia, thúc đẩy. Có thể hiểu, đây là những điều phối viên. Vậy cụ thể, điều phối viên là gì? Họ thực hiện những công việc nào?
Điều phối viên là gì? Các lĩnh vực hoạt động
Điều phối viên là những người đứng đầu một tổ chức ở một bộ phận nào đó để lên kế hoạch, hướng dẫn nhân viên thực hiện và chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động. Kiểm soát chặt chẽ các khâu thực hiện để đảm bảo mọi người hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất.
Có thể nói, đây là vị trí cực kỳ quan trọng ở mỗi doanh nghiệp, nếu không có họ thì công việc sẽ trì trệ và không được tiến hành nhanh chóng, suôn sẻ. Điều phối viên còn là cầu nối tạo mối quan hệ hợp tác hiệu quả giữa các nhân sự với nhau. Nhiệm vụ này cũng đầy khó khăn mà đòi hỏi nhân viên điều phối phải có những kỹ năng đặc biệt.
Hiện nay, nhu cầu về vị trí tuyển dụng nhân viên điều phối cũng rất đa dạng và cần nhiều nguồn lực tại các doanh nghiệp. Do đó, ngành nghề này cũng tạo sức hút mạnh mẽ đối với các bạn trẻ. Cụ thể, một số lĩnh vực phổ biến cần đến nhân viên điều phối như: Nhân viên điều phối đơn hàng, nhân viên điều phối vận tải, nhân viên điều phối sự kiện, nhân viên điều phối kho, nhân viên điều phối dự án…
Công việc thực hiện của điều phối viên
Nhìn chung, công việc của điều phối viên khá đa dạng, bao gồm bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp.
Ở bên trong doanh nghiệp, họ phối hợp với các bộ phận liên quan để thực hiện một số công tác nội bộ. Lập kế hoạch thực hiện các dự án được phê duyệt, phân chia công việc thực hiện thật chi tiết và quản lý, bám sát từng khâu.
Tiếp nhận những thông tin phản hồi, sự hỗ trợ từ các bộ phận để chỉnh đốn giúp công việc hiệu quả và hoàn thành thuận lợi.
Điều phối viên phải báo cáo thường xuyên kế hoạch thực hiện để đảm bảo tình hình hoạt động đang diễn ra tốt đẹp. Đồng thời đẩy nhanh tiến độ và đưa ra những phương hướng thực hiện khả quan hơn.
Ở môi trường bên ngoài doanh nghiệp, điều phối viên sẽ phối hợp với các đối tác ở các doanh nghiệp để tổ chức công việc được giao. Họ đóng vai trò gắn kết để thiết lập quan hệ với đối tác nhằm đưa ra chính sách hoạt động thống nhất.
Bên cạnh đó, họ sẽ làm việc với các đối tác nhằm hỗ trợ cho dự án. Xây dựng kế hoạch liên kết hợp tác với các đơn vị để mở rộng thị trường, phát triển các sản phẩm mới.
Những kỹ năng cần có của điều phối viên
Chắc hẳn với các nhiệm vụ đa dạng nêu trên thì điều phối viên phải trang bị cho mình những kỹ năng đặc thù cho công việc. Đặc biệt trong số đó, các bạn phải đáp ứng những tiêu chí như sau:
– Kỹ năng điều phối: Hiển nhiên là một nhân viên điều phối thì trước hết phải có kỹ năng điều phối, sắp xếp và phân phối công việc. Làm người trung gian phối hợp và đôn đốc mọi người.
– Kỹ năng hướng dẫn: Bạn phải hướng dẫn, truyền đạt thông tin, chia sẻ những kinh nghiệm của bản thân cho nhân viên cấp dưới để họ làm tốt công việc của mình. Nếu không có kỹ năng này thì rất dễ “ông nói gà, bà nói vịt”.
– Kỹ năng quản lý thời gian: Công việc của một điều phối viên đôi khi luôn gắn liền với deadline mang tính cấp bách, cần nhanh chóng hoàn thành. Do đó, các bạn cần biết cách quản lý thời gian, phân chia mỗi nhiệm vụ với thời gian hoàn thành cụ thể, tránh việc bị trì hoãn.
– Kỹ năng cập nhật thông tin: Hiện nay, công việc của những người quản lý có phần dễ dàng hơn khi có nhiều phần mềm ứng dụng cho phép điều phối công việc trên các nền tảng này, chẳng hạn như Snapchat, Twitter, Instagram… Và ngày càng có nhiều công nghệ mới ra đời nên phải cập nhật và hiểu rõ tính năng hoạt động của chúng để áp dụng vào quản lý công việc.
Nắm vững những kỹ năng cũng như vai trò và trách nhiệm của mình sẽ là nền tảng vững chắc để các điều phối viên trở thành chuyên viên điều phối. Đạt đến vị trí này, bạn sẽ đảm nhận những nhiệm vụ quan trọng hơn, mang tính chiến lược, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
Hi vọng với những chia sẻ đã giúp mọi người hiểu rõ điều phối viên là gì, công việc này triển vọng ra sao. Từ đó, cố gắng rèn luyện những kỹ năng cần thiết cho nghề nghiệp.